หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน

บ่อยครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดเล็ก,ผู้จัดการสำนักงานเรียกว่าเลขานุการสามัญ โพสต์นี้เสียงดีขึ้นมาก แต่ความจริงที่ว่าหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานแตกต่างจากเลขานุการ (แม้ว่าจะมีหลายอย่างที่เหมือนกัน) แต่ก็ไม่มีใครสนใจในกรณีนี้

อะไรคือความรับผิดชอบของพนักงานคนนี้? แรกของทุกหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการทำงานกับเอกสาร พนักงานยอมรับการติดต่อเข้ามาลงทะเบียนส่งต่อไปยังผู้รับส่งให้เก็บถาวรถ้าจำเป็น นอกจากนี้เขายังรับใบสมัครจากพนักงานคนอื่น ๆ ส่งพวกเขาไปยังลายเซ็นของซีอีโอรับรองพวกเขาด้วยตราประทับและจากนั้นให้พวกเขากลับมา หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการทำงานกับเอกสารภายใน: การพิมพ์คำสั่งซื้อและการลงทะเบียนการจัดเก็บการส่งไปยังที่เก็บถาวรและการบัญชีการทำงานกับการติดต่อออก หากจำเป็นเขาควรจะสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงานใดก็ได้เช่นเครื่องแฟกซ์สแกนเนอร์เครื่องถ่ายเอกสารและพิมพ์และพิมพ์เอกสาร การจัดเตรียมห้องสำหรับงานนำเสนอการจัดเก็บรายงานการประชุมการประชุมและการต้อนรับแขกและลูกค้าของ บริษัท เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานด้วย

บ่อยครั้งที่พนักงานต้องจัดการด้วยหน้าที่เลขานุการดั้งเดิม: การกระจายตัวของคู่ค้าที่ได้รับเชิญหรือผู้จัดการในโรงแรม, ห้องจองตั๋วสายการบินและตั๋วรถไฟ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายละเอียดของ บริษัท และสำนักงานของตัวเองผู้จัดการสามารถเป็นตัวแทนของ บริษัท ในการเจรจาธุรกิจและการปฏิบัติหน้าที่ของผู้จัดการบุคลากร: การค้นหาสำหรับพนักงานใหม่, การสร้างแรงจูงใจและโปรแกรมการศึกษา, งานออกแบบ บางครั้งเขามุ่งเน้นไปที่การเปิดตัวของเทคโนโลยีสารสนเทศ, การพัฒนาโปรแกรมใหม่

หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานเกี่ยวข้องกับการรู้ว่า:

1. การดำเนินการทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่กำหนดข้อมูลทางกฎหมายและกิจกรรมทางธุรกิจของ บริษัท
2. พื้นฐานของการจัดการการตลาดผู้ประกอบการและธุรกิจ
3. พื้นฐานของสังคมวิทยาจิตวิทยาจรรยาบรรณในการสื่อสารทางธุรกิจการทำงานกับพนักงานและประชาชน
4. ขั้นตอนการร่างข้อเสนอทางธุรกิจรายงานแผนสัญญาและข้อตกลงทางธุรกิจ
5. พื้นฐานของการจัดการพื้นฐานของการยศาสตร์และการคุ้มครองแรงงาน

นอกเหนือจากงานที่ระบุไว้แล้วความรับผิดชอบผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการตรวจสินค้าคงคลังในสำนักงานและจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น (เครื่องใช้สำนักงานกระดาษและอุปกรณ์อื่น ๆ ) ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้เขามีหน้าที่เก็บบันทึกข้อมูลเหล่านี้ตรวจสอบการออกกำหนดขั้นตอนการรับจัดและติดตามการชำระเงินสำหรับวัสดุสิ้นเปลือง หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการควบคุมสถานะของอุปกรณ์สำนักงานซึ่งรวมถึง: สายการทำงานของต้นแบบสำหรับงานซ่อมแซมการเปลี่ยนเวลาของวัสดุสิ้นเปลือง (เช่นตลับหมึก) ในกรณีที่เป็นไปไม่ได้ของการซ่อมแซม - การเปลี่ยนอุปกรณ์สำนักงาน

ขึ้นอยู่กับกฎที่ใช้ใน บริษัท และขนาดของผู้จัดการสำนักงานรับสายและแฟกซ์เปลี่ยนเส้นทางไปยังพนักงานที่เหมาะสมส่งแฟกซ์และเรียกหาลูกค้าและคู่ค้าหรือควบคุมการทำงานของเลขานุการรวมถึงการตรวจสอบวัฒนธรรมของคำพูดของพวกเขา นอกจากนี้หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการตรวจสอบสภาพสุขาภิบาลของสำนักงานเองจัดซ่อมตามกำหนดเรียกบุคลากรด้านเทคนิคเพื่อแก้ไขปัญหา (เช่นเปลี่ยนหลอดหรือสวิทช์จม)

โดยทั่วไปแล้วรายการนี้อาจเพิ่มขึ้นหรือจะลดลงขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงาน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องถามในขั้นตอนการสัมภาษณ์ว่าผู้จัดการสำนักงานทำอะไรอยู่ (หน้าที่ของพนักงานใน บริษัท นี้)